Ooorlaub
Urlaubsverwaltung für kleine und mittlere Unternehmen als SaaS für HR-Teams
Das Projekt
Kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland verwalten Urlaub oft noch analog – mit DIN-A4-Formularen, Unterschriftenmappen und Excel-Listen. Ein Prozess, der funktioniert, aber nicht skaliert. Genau hier setzt Ooorlaub an: eine eigene SaaS-Lösung von Bitmade, hochgradig spezialisiert auf die digitale Verwaltung von Urlauben und Abwesenheiten.
Die Idee entstand aus einem klaren Marktbedürfnis: Im Mittelstand fehlt eine Point-Solution, die genau eine Sache richtig gut macht – Urlaubsverwaltung. Keine aufgeblähte HR-Suite, kein Feature-Overload. Stattdessen ein schlankes Tool, das schneller und einfacher ist als der Zettel aus dem Kopierer.
Umgesetzt mit Laravel und Inertia, gehostet auf Azure, verfügbar als PWA. Mehrere Teams, doppelte Freigabe durch Vorgesetzte, Passwordless Login – alles darauf ausgelegt, die Adoption so einfach wie möglich zu machen.
Die Herausforderungen
Anforderungsanalyse: Den Zettel schlagen
Eine digitale Urlaubsverwaltung klingt trivial – ist sie aber nicht. Ein Formular aus dem Kopierer ist in Sekunden ausgefüllt, im Vorzimmer unterschrieben und abgeheftet. Wer diesen Prozess digitalisieren will, muss schneller und einfacher sein als Papier und Stift.
Deshalb haben wir nicht am Schreibtisch spezifiziert, sondern den bestehenden Prozess des Pilot-Kunden analysiert. Die zentrale Frage: Welche harten, technischen Anforderungen bestehen wirklich – jenseits einer reinen Datensatz-Verwaltung?
Bereits nach sechs Wochen haben wir ein User-Labor mit Mitarbeitern verschiedener Abteilungen durchgeführt. Der Proof of Concept: Schlagen wir den Zettel? Echte User haben getestet und bewertet. Das Ergebnis hat uns den roten Faden für die weitere Entwicklung gegeben. Frei nach dem Motto „Fail fast" – Theorie mit echten Usern validieren, stetig neu ausrichten, zielgenau die exakten Anforderungen ermitteln.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Als Software-Spezialisten kennen wir nicht automatisch alle rechtlichen Rahmenbedingungen im Arbeitnehmerrecht. Eine Urlaubsverwaltung darf keinen Missbrauch von Rechtsgrundlagen fördern oder suggerieren, dass Dinge möglich sind, die nicht legal sind.
Ein Beispiel: Mitarbeiter im klassischen Montag-bis-Freitag-Rhythmus brauchen keinen Urlaub am Wochenende. Mitarbeiter im Schichtdienst dagegen schon – sie müssen in der Lage sein, auch an einem Samstag oder Sonntag einen Urlaubsantrag zu stellen. Die Software darf also nicht zu restriktiv sein, aber auch nicht zu willkürlich oder lose. Diese Balance zu finden – zwischen gesetzlicher Konformität und praktischer Flexibilität – war eine der zentralen Herausforderungen.
Change-Management und Adoption
Digitalisierung fängt oft ganz vorne an. Mitarbeiter haben keine E-Mail-Adresse, kein Betriebstelefon oder arbeiten gar nicht erst digital an einem Rechner – sondern sind auf Baustellen unterwegs. Ein digitales Tool in einer hochdiversifizierten Unternehmensstruktur einzuführen ist nicht so einfach wie man denkt.
Unsere Antwort: Maximale Einfachheit. Passwordless Login – Benutzer melden sich über ihre ID und E-Mail-Adresse an und erhalten einen Code. Kein Passwort, das vergessen werden kann. Kein Support-Ticket für Account-Resets. Dazu eine PWA, die auf jedem Gerät funktioniert – ohne App-Store, ohne Installation. Je weniger Hürden, desto höher die Adoption.
Lean Development mit klarem Go-To-Market
Wir haben bewusst Grenzen in den Fähigkeiten der Software gezogen, um den Scope überschaubar zu halten. Das Ergebnis: eine Point-Solution, die ihren USP perfekt beherrscht – ohne den Anspruch einer Suite, die zusätzlich zur Urlaubsverwaltung noch andere Dinge erledigen möchte.
Alle Features im MVP wurden im Team diskutiert und einzelne Features End-to-End implementiert, anstatt viele halbgare Features zu publizieren. Klarer Fokus, klare Prioritäten, ein Produkt das bei Launch funktioniert.
Das Ergebnis
Ooorlaub ist live – als MVP mit 50 Usern im Pilot-System. Das Produkt kommt gut an, die Adoption funktioniert, der erste Jahreswechsel wurde erfolgreich bewältigt. Das ist besonders relevant, weil zum Jahreswechsel neue Urlaubsguthaben erteilt werden – ein kritischer Prozess, der fehlerfrei laufen muss.
Das User-Labor hat bestätigt: Die UI kommt hervorragend an. Die Entscheidung für shadcn/ui als Designsystem war richtig – professionelles Interface ohne aufwändigen Custom-Design-Prozess.
Für Ooorlaub setzen wir auf Laravel und Inertia als technologisches Fundament, shadcn/ui für ein professionelles Interface, Azure als Cloud-Plattform und Terraform für automatisierte Infrastruktur.
Technologie-Details
Laravel & Inertia
Laravel mit Inertia ist neben Drupal das technologische Steckenpferd von Bitmade. Die Kombination ermöglicht schnelle, effiziente Entwicklung – mit der Erfahrung aus zahlreichen Projekten. Laravel liefert das Backend, Inertia verbindet es nahtlos mit dem Frontend. Das Ergebnis: eine moderne Single-Page-Application ohne die Komplexität einer separaten API.
shadcn/ui
shadcn/ui wurde bewusst gewählt, um einen aufwändigen Custom-Design-Prozess zu Beginn der Produktentwicklung zu vermeiden – und damit Kosten und Zeit zu sparen. Das User-Labor hat bestätigt: richtige Wahl. Das Feedback zur UI war hervorragend. Professionelles, konsistentes Design von Tag eins an.
Azure Cloud-Infrastruktur
Die Infrastruktur läuft auf Microsoft Azure. Als SaaS-Produkt braucht Ooorlaub eine Plattform, die zuverlässig, skalierbar und in Deutschland verfügbar ist – Azure liefert das.
Terraform
Terraform automatisiert die gesamte Infrastruktur. Neue Instanzen lassen sich schnell und effizient spawnen – zum Beispiel wenn ein potenzieller Kunde ein Demo-System sehen möchte. Kein manuelles Setup, reproduzierbare Deployments, Infrastructure as Code.
PWA & Passwordless Login
Ooorlaub ist als Progressive Web App verfügbar – kein App-Store, keine Installation, funktioniert auf jedem Gerät. Der Passwordless Login (ID + E-Mail + Code) eliminiert Passwort-Probleme vollständig. User die kein Passwort vergessen können, schreiben auch keine Support-Tickets für Account-Resets. Weniger Hürden für User, weniger Aufwand im First-Level-Support.
